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Comment choisir le cadre idéal pour sa réunion ?

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Pour les réunions de travail ou d’affaires, utilisez un cadre convivial et beau est très important pour renvoyer une bonne image de son entreprise. Pendant vos recherches, vous pouvez tomber sur une toute petite salle, une très grande salle de réunion ou encore sur un auditorium de 200 places. Votre choix dépendra du type de participants et surtout, des moyens dont vous disposez. Comment alors choisir un cadre approprié pour une réunion ? On en parle dans cet article.

Définir le nombre de participants à la réunion, ainsi que leurs profils

Du moment où vous avez correctement défini l’objectif de votre réunion, il vous faut connaître le nombre de participants à accueillir ou ayant confirmé leur présence. L’autre critère que vous devrez également considérer, c’est le profil de ces participants. La réunion, prendra-t-elle en compte des chefs d’entreprises ? Serait-ce un groupe homogène ? Les sexes, sont-ils équilibrés en termes de représentation ? Quel serait l’âge moyen des participants ? La réunion doit être organisée en tenant compte des participants, de leurs nombres et de leurs profils, afin d’avoir une salle qui convient réellement.

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Déterminer vos besoins techniques

Certains équipements spécifiques peuvent être indispensables pour le bon déroulement d’une réunion à savoir un écran de projection, un projecteur, une bande passante… Il est important de pouvoir les avoir sous la main. La salle de réunion à choisir doit donc être équipée de ce matériel ou pouvoir tout au moins l’accueillir en plus des participants.

Opter pour une salle de réunion déjà meublée

Plan des meubles en forme de U, style d’une salle de conférence, ou style d’une salle de classe ? C’est à vous de décider de l’installation qui correspond le mieux à vos besoins. Tout sera également fonction de la taille de la salle, ainsi que du nombre de participants.

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Avant de verser l’acompte, prenez garde aux tables et chaises inconfortables ou mal montées. Pour cause, cela peut être la source d’un réel manque de concentration. Vérifiez également s’il n’y aura pas des problèmes de ventilation et d’espace « trop juste » qui limitera les déplacements.

Une salle de réunion qui dispose d’un excellent niveau de confidentialité

Il y a certaines réunions qui peuvent être très confidentielles et nécessiter des mesures bien spécifiques comme une salle insonorisée. Dans ce cas, le mieux est de trouver une solution adaptable aux usages privés. Et s’il le faut, rapprochez vos bureaux vers vos lieux de réunions. Vous pourrez procéder à cet effet à la location de bureaux à Cesson où vous pourrez trouver de belles salles de réunion.

Une salle qui dispose d’un bon niveau d’accessibilité

Puisque les réunions de travail sont généralement courtes, il est recommandé de choisir une salle de réunion qui soit proche de votre entreprise. Ainsi, vous pourrez éviter aux participants des frais de transport exorbitants, une perte de temps sur de longues routes parfois sinueuses, ainsi que les embouteillages. Ces derniers pourront être à l’heure et la réunion pourra être conclue selon la programmation faite et dans les délais prévus.