Avant, on utilisait des stylos pour créer une facture sur un papier. Puis, le temps à évoluer et les factures ont été préimprimés pour faciliter la démarche. Aujourd’hui, on se tourne de plus en plus vers les factures électroniques. Grâce à cette dernière évolution, la facturation devient un jeu d’enfant, mais encore faut-il trouver le bon logiciel. En effet, le choix du logiciel a un impact considérable sur le processus de facturation. Aujourd’hui, nous allons donc vous dispenser quelques conseils pour bien choisir votre logiciel de facture électronique.
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La facturation électronique : Bientôt une obligation
Si l’Italie était le précurseur sur ce sujet, la Belgique la rejoint depuis quelques années pour rendre la facture électronique obligatoire. Si vous ne le croyez pas, vous pouvez cliquer ici pour voir les preuves par vous-même. En tout cas, il semble que la facturation électronique est sur le point de devenir la norme en Europe et on imagine que la France et les autres pays de l’UE vont suivre cette tendance. Il est donc important de s’y mettre dès maintenant pour être prêt à cette transition.
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Outre cette obligation légale qui viendra sans doute après une période de transition, la facturation électronique ne présente que des avantages pour les entreprises. Cet aspect peut grandement faciliter les processus financiers. Et avec le bon logiciel, il y aura moins de risque d’erreur ou de manipulation. C’est autant d’avantages qu’il ne faudra pas se priver, d’où l’importance de choisir un bon logiciel de facture électronique. Alors, comment faire le choix ? Nous y venons !
Évaluer la facilité d’utilisation et la convivialité
L’objectif de passer à la facture électronique est avant tout de faciliter le processus de facturation et la gestion financière en général. La facilité d’utilisation doit donc être un critère principal lors du choix du logiciel. Il est important de choisir une interface utilisateur intuitive pour faciliter la transition. Un logiciel convivial permettra à votre équipe de gagner du temps et d’éviter des erreurs.
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En plus de la simplicité d’utilisation, évaluez la facilité d’intégration du logiciel avec d’autres outils que votre entreprise utilise déjà. Un logiciel de facturation électronique qui peut s’intégrer harmonieusement avec votre système de gestion existant, votre logiciel de comptabilité ou d’autres applications, améliorera forcément l’efficacité de l’ensemble de l’équipe.
Considérer les fonctionnalités de personnalisation
Chaque entreprise a des besoins spécifiques en matière de facturation et LE bon logiciel doit offrir des fonctionnalités de personnalisation pour répondre à ces exigences. Assurez-vous donc que le logiciel vous permet de personnaliser les modèles de facture, d’ajouter des informations sur votre entreprise et de configurer des flux de travail adaptés à vos processus internes. Les factures doivent toujours refléter l’image de l’entreprise.
n L’idée est de permettre à l’entreprise d’analyser les tendances financières, de suivre les paiements et de prendre les bonnes décisions au bon moment.
Garantir la sécurité des données et la conformité
La sécurité des données est une toujours une préoccupation pour une entreprise dès lors que l’on parle de chiffre. Il faut donc choisir un logiciel offrant des mesures de sécurité robustes pour protéger les informations sensibles de votre entreprise et de vos clients. Pour cela, le logiciel doit se conformer aux normes de sécurité et chiffrer les données.
Vérifiez également à ce que le logiciel respecte le Règlement général sur la protection des données (RGPD) en Europe. La conformité à ces normes garantit que votre entreprise respecte également les obligations légales en matière de protection de la vie privée et renforce la confiance de vos clients.
